Meni dostupan sadržaj 
Navedenim člankom dajemo prikaz najznačajnijih promjena koje donosi novi Pravilnik o evidencijama u visokom obrazovanju.
Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske putem središnjeg internetskog portala za savjetovanje s javnošću Vlade Republike Hrvatske pod nazivom e-savjetovanja provelo je u periodu od 12. studenog do 12. prosinca 2021. godine javno savjetovanje o prijedlogu novog Pravilnika o evidencijama u visokom obrazovanju, time da će njegovim stupanjem na snagu prestati važiti dosadašnji važiti dosadašnji Pravilnik o vođenju evidencija o studentima visokih učilišta („Narodne novine“, broj 9/05).
S obzirom da na temelju članka 90. stavka 8. Zakona o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju („Narodne novine“, broj 123/03, 198/03,105/04, 174/04, 2/07 – Odluka USRH, 46/07, 45/09, 63/11, 94/13, 139/13, 101/14, – Odluka i Rješenje USRH, 60/15 – Odluka USRH i 131/17), Ministarstvo znanosti i obrazovanja namjerava donijeti navedeni Pravilnik, istim će se propisati sadržaj, način vođenja i dostave podataka iz evidencija u visokom obrazovanju.
Osnovni pojmovi
Pojedini pojmovi imaju sljedeća značenja:
Evidencija je svaki skup strukturiranih, uređenih, međusobno povezanih i usklađenih podataka koju vodi, u elektroničkom obliku pogodnom za elektroničku razmjenu podataka, Ministarstvo znanosti i obrazovanja, visoko učilište, pravna osoba koja pruža usluge studentskog standarda i Agencija za znanost i visoko obrazovanje
Središnja evidencija visokog obrazovanja Republike Hrvatske je centralna evidencija koju vodi Ministarstvo u elektroničkom obliku, a nastaje na način da se podaci o subjektima pojedinačnih evidencija preuzimaju putem programskog aplikacijskog sučelja iz evidencija koje vodi Ministarstvo i iz evidencija visokih učilišta, pravnih osoba koje pružaju usluge studentskog standarda i Agencije.
Preuzimanje podataka odnosi se na pribavljanje podataka putem programskog aplikacijskog sučelja iz evidencija visokih učilišta, pravnih osoba koje pružaju usluge studentskog standarda i Agencije.
Upisnik visokih učilišta
Upisnik visokih učilišta je evidencija o akreditiranim visokim učilištima u Republici Hrvatskoj, koju vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske, time da su ustroj i način vođenja upisnika, njegov podatkovni sadržaj, postupak upisa i brisanja iz upisnika, sadržaj obrasca za podnošenje zahtjeva za upis i obrasca za izvod iz upisnika te druga pitanja od značaja za upis u upisnik uređeni posebnim pravilnikom.
Upisnik studijskih programa
Upisnik studijskih programa je evidencija akreditiranih studijskih programa na visokim učilištima u Republici Hrvatskoj, koju vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske, time da se u istom vode podaci o studijskom programu koji se upisuju, dopunjuju, mijenjaju i čuvaju u skladu propisima kojima se uređuje osiguravanje kvalitete u visokom obrazovanju.
Evidencija osoba prijavljenih za upisni postupak s rezultatima postupka
Evidenciju osoba prijavljenih za upisni postupak, koja uključuje i rezultate postupka, vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske gdje se vode osobni podaci o prijavljenima za upisni postupak i rezultatima postupka, podaci o uspjehu prijavljenih za upisni postupak u prethodnom obrazovanju te podaci potrebni za ostvarivanje prava na upis na studij po posebnim propisima.
Navedeni podaci za osobe koje se prijavljuju za upisni postupak na visokim učilištima u Republici Hrvatskoj putem Nacionalnog informacijskog sustava prijava na visoka učilišta (skraćeno: NISpVU) vode se u NISpVU-u.
Međutim, za osobe prijavljene za upisni postupak, koje nisu upisane na studijske programe putem NISpVU-a, podatke vode visoka učilišta koju su dužna podatke o rezultatima upisa, u strojno čitljivom obliku dostaviti u NISpVU u roku od 8 dana od završetka upisnog postupka.
Evidencija studenata
Navedenu evidenciju vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske, time da se u njoj vode podaci o studentima i studentskim ispravama, podaci o studiranju, mobilnosti, napredovanju studenta kroz studij te stečenim kvalifikacijama, podaci o potporama i pravima iz studentskog standarda (subvencionirano stanovanje, studentski poslovi, državne stipendije, potpora prijevoza studenata s invaliditetom i subvencionirana prehrana) te drugim pravima na teret javnih sredstava.
Podatke o studentima, podatke o studiranju, mobilnosti, napredovanju studenta kroz studij, stečenim kvalifikacijama, podatke o subvencioniranom stanovanju i studentskim poslovima te podatke o drugim pravima na teret javnih sredstava vode visoka učilišta i pravne osobe koje pružaju usluge studentskog standarda, dok podatke o korisnicima državnih stipendija, potpore prijevoza studenata s invaliditetom i subvencionirane prehrane vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske.
Evidencija izdanih isprava o završetku studija te stečenih akademskih i stručnih naziva i akademskih stupnjeva
Evidenciju izdanih isprava o završetku studija te stečenih akademskih i stručnih naziva i akademskih stupnjeva vodi visoko učilište, a koja sadrži:
- osnovne osobne podatke o diplomiranima, koji se vode u svrhu utvrđivanja prava na javnu ispravu koja se izdaje završetkom studija,
- podatke o visokom učilištu, studiju, ostvarenim rezultatima studenta tijekom studija te druge podatke potrebne za izdavanje javnih i dopunskih isprava o studiju,
- digitalizirane javne i dopunske isprave o studiju.
Naime, visoka učilišta dužna su ažurno voditi podatke u informacijskom sustavu iz kojeg je moguća dostava podataka putem programskog sučelja u Središnju evidenciju.
Evidencije zaposlenika visokih učilišta
Evidenciju zaposlenika visokih učilišta vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske, time da ista nastaje na način da se dio podataka preuzima iz informacijskog sustava Centralne evidencije zaposlenih u javnim službama te podataka koji se vode o zaposlenicima i suradnicima na visokim učilištima.
Naime, u evidenciji se vodi osobni podaci o zaposlenima na visokim učilištima te sudionicima u nastavi na svim visokim učilištima, njihovim osnovnim kompetencijama i nastavnom opterećenju u nastavi i znanosti u skladu s posebnim propisima u znanosti, visokom obrazovanju i osiguravanju kvalitete.
Nadalje, navedena evidencija se vodi u svrhe ostvarivanja prava iz radnog odnosa zaposlenika javnih visokih učilišta na teret javnih sredstava te praćenja radnih opterećenja nastavnog osoblja na visokim učilištima, time da su visoka učilišta dužna navedene podatke ažurirati najkasnije u roku od 15 dana od dana saznanja o nastanku ili promjeni podatka.
Izvori podataka
Podatke visokih učilišta o studentima i zaposlenicima iz evidencija propisanih Pravilnikom o evidencijama u visokom obrazovanju, visoka učilišta preuzimaju iz temeljnih registara javnopravnih tijela ili se radi o autentičnim podacima koji nastaju na visokim učilištima i njihovim sastavnicama, u skladu s propisima o državnoj informacijskoj infrastrukturi.
Vođenje, čuvanje, razmjena i arhiviranje podataka
Evidencije propisane Pravilnikom o evidencijama u visokom obrazovanju vode se elektronički u interoperabilnim informacijskim sustavima pogodnima za razmjenu, obradu i čuvanje podataka te se čuvaju trajno.
Visoka učilišta mogu voditi podatke propisane ovim Pravilnikom u Informacijskom sustavu visokih učilišta (ISVU) ili u drugom informacijskom sustavu, iz kojeg trebaju osigurati pravovremenu dostavu, putem programskog sučelja, podataka u Središnju evidenciju, u formatu koji je interoperabilan s formatima koji se koriste u Europskom prostoru visokog obrazovanja.
Međutim, u slučaju prestanka rada visokog učilišta, podaci iz evidencija propisanih ovim Pravilnikom, koje je vodilo visoko učilište, predaju se njegovom pravnom sljedniku, a ako pravnog sljednika nema, podaci se predaju nadležnom državnom arhivu, u skladu s propisima kojima se uređuje upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom te arhivima.
Visoka učilišta kao stvaratelji javnih isprava, odnosno kao voditelji obrade podataka i ovlaštene pravne osobe kao izvršitelji obrade podataka iz evidencija ovog pravilnika, dužna su u prihvatljivom roku, odnosno do 1. listopada tekuće kalendarske godine u digitalni oblik pretvoriti podatke o diplomama i drugim javnim ispravama u visokom obrazovanju iz prethodne akademske godine te ih dostaviti u Središnju evidenciju.
Visoka učilišta dužna su u digitalni oblik pretvoriti podatke o prethodno stečenim diplomama i drugim javnim ispravama o studiju, za sve diplome i javne isprave koje su od javnog interesa, odnosno za kohorte diplomiranih koji su još uvijek radno aktivni (posljednjih 40 godina) te ih dostaviti putem programskog sučelja u Središnju evidenciju u roku od dvije godine od stupanja na snagu ovog Pravilnika.
Svrha, korištenje i pristup evidencijama
Podatke za Središnju evidenciju prikupljaju i obrađuju Ministarstvo znanosti i obrazovanje i Agencija za znanost i visoko obrazovanje radi utvrđivanja prava upisa studenata na studij i drugih prava na teret javnih sredstava, planiranja politika praćenja visokog obrazovanja, provedbu postupaka vanjskog vrednovanja i osiguravanja kvalitete, vođenja evidencija ishoda postupaka vanjskog vrednovanja i osiguravanja kvalitete visokog obrazovanja, planiranja i praćenja mreže visokih učilišta i studijskih programa, obavještavanja javnosti te izrade analiza, statistika i provedbe istraživanja iz područja visokog obrazovanja, u skladu sa svojim nadležnostima.
