Sukladno odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskom gradivu i Pravilnika o postupanju s dokumentarnom građom izvan arhivske građe
Dana____.____. Godine 2025. bit će
PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTARNOM GRAĐOM IZVAN ARHIVSKE GRAĐE
- OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom uređuje se rad ureda, prikupljanje, raspolaganje, odabir i vađenje, zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, korištenje i obrada arhivske i dokumentarne građe koja je nastala, primljena ili korištena u poslovanju, kao i predaja građe nadležnoj arhivisti.
Članak 2.
Sastavni dio ovog Pravilnika je Posebna lista arhivskog i dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja i predstavlja njegov PRILOG 1.
Članak 3.
Dokumentarni materijal je sve informacije zabilježene na bilo kojem mediju, koje su stvorene, primljene ili prikupljene u obavljanju djelatnosti pravnih i fizičkih osoba i koje mogu pružiti uvid u aktivnosti i činjenice vezane uz njihovu djelatnost. Dokumentarna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju.
Arhivska građa je odabrana dokumentarna građa koja ima trajnu vrijednost za kulturu, povijest, znanost ili druge djelatnosti, odnosno za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica, zbog čega se trajno čuva.
Arhiv je prostor u kojem se pohranjuju materijali. Osoba zadužena za arhiv je osoba koja izravno obavlja poslove arhive.
Arhivska jedinica građe je najmanja jedinica građe, kao što je predmet, datoteka, datoteka, zapis itd.
Tehnička jedinica materijala je jedinica fizičke organizacije materijala, kao što je snop, kutija, knjiga, mapa, registrator, mapa, CD, tvrdi disk itd.
Odabir arhivske građe je postupak kojim se arhivska građa odabire iz dokumentarne građe za trajno čuvanje na temelju utvrđenih popisa.
Izlučivanje je postupak odvajanja građe pohranjene u arhivu nakon isteka propisanog razdoblja skladištenja, radi uništavanja.
Akt o uništavanju gradiva ili predaji nadležnom arhivu donosi ravnatelj, sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.
Arhivska knjiga je zapis cjelokupne građe koja se nalazi u arhivu.
Članak 4.
Osoba kojoj su te ovlasti delegirane odgovorna je za sav arhivski i dokumentarni materijal.
Članak 5.
Nadzor nad zaštitom cjelokupne arhivske i dokumentarne građe ______ obavlja mjesno nadležni Državni arhiv.
- OBAVEZE___
Članak 6.
_______ kao autor i nositelj javne arhivske i dokumentarne građe dužan je:
- savjesno ga održavati u urednom stanju i štititi od oštećenja do predaje lokalno nadležnom Državnom arhivu
- na zahtjev mjesno nadležnog državnog arhiva podnosi popis zapisa i izvješćuje o svim promjenama u vezi s tim;
- pribaviti mišljenje mjesno nadležnog državnog arhiva prije poduzimanja mjera u vezi s gradivom
- redovito birajte arhivsku građu iz dokumentarne građe
- redovito povremeno vadi materijal kojem je isteklo razdoblje zadržavanja
- nakon odabira uništiti neodabrani dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja i poduzeti mjere za zaštitu povjerljivosti informacija
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima mjesno nadležnog Državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva
- osigurati odgovarajući prostor i opremu za skladištenje i zaštitu materijala
- pridržavati se uputa mjesno nadležnog državnog arhiva u vezi sa zaštitom gradiva
- obavijestiti mjesno nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i organizacije kako bi dao mišljenje o postupanju s materijalom
III. UREDSKE OPERACIJE ______
Članak 7.
Uredsko poslovanje ______ temelji se na principu zatvorenog dokumentacijskog ciklusa koji uključuje zaprimanje dokumenata, unos u osnovne evidencije, dostavu dokumenata na rad i raspolaganje dokumentima.
Osoba zaposlena na radnom mjestu voditelja Odjela za financije i knjigovodstvo (u daljnjem tekstu: voditelj) odgovorna je za poslovanje ureda i rad matičnog ureda ______.
Osoba zadužena za arhiv je osoba koja izravno obavlja poslove arhive.
Uredsko poslovanje može se voditi na konvencionalan ili nekonvencionalan način (kompjuterizirano).
Članak 8.
Po primitku dokumenata na radnom mjestu Upravitelja, oni se evidentiraju u Zapisniku o isporuci.
Na dokumentima koji su upisani u registar stavlja se otisak pečata primitka u koji se upisuje datum primitka dokumenta i dodijeljeni broj iz registra.
Obrađeni dokumenti u skladu s prethodnim stavkom, kao i primljeni predmeti, dostavljaju se zaposleniku kojem su upućeni, u pravilu, istog dana kada su primljeni (dodijeljeni radnik).
Zaduženi radnici čuvaju dokument/artikl dok se ne riješi, na prikladnom mjestu (uredski ormarići, police, ladice i sl.). Po završetku radova na dokumentu/predmetu, odnosno nakon isteka dvogodišnjeg roka, građa se predaje djelatniku zaduženom za arhiviranje.
Završeni predmeti razvode se i pohranjuju u tajništvo ili na drugi odgovarajući način.
Članak 9.
Evidentiranje ulaznih i izlaznih računa vodi se odvojeno u knjigama ulaznih i izlaznih računa. Knjige se mogu čuvati i u elektroničkom obliku.
Članak 10.
Službena korespondencija s drugim tijelima ili osobama obavlja se aktima koji sadrže: memorandum, osobno ime ili ime i adresu…
