2022.10.1.25 Pravilnik o zaštiti arhivskog i dokumentarnog gradiva
Darko Graf, dipl.iur.
PREUZMITE
Na temelju članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (Narodne novine 63/2004, 106/2007, 46/2017 i 61/2018) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (Narodne novine 90/2002, 46/2017 i 61/2018), Upravno vijeće USTANOVE s poslovnim sjedištem u Zagrebu, Ilica 1 (dalje u tekstu: “Ustanova“, je na svojoj 7. redovnoj sjednici održanoj dana 15. svibnja 2015. godine, donijelo slijedeći:
PRAVILNIK O ZAŠTITI ARHIVSKOG I DOKUMENTARNOG GRADIVA
I/ OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim se Pravilnikom o zaštiti arhivskog i dokumentarnog gradiva (dalje u tekstu: “Pravilnik“) uređuje postupak prikupljanja, odlaganja, načina i uvjeta čuvanja, obrade, odabiranja i izlučivanja, zaštite i korištenja arhivskoga i dokumentarnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ustanove, kao i postupak predaje gradiva nadležnom arhivu.
Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja poseban popis arhivskoga i dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i dokumentarno gradivo koje nastaje u poslovanju Ustanove.
Članak 2.
Pojedini pojmovi u ovom Pravilniku imaju slijedeće značenje:
Dokumentarno gradivo su sve informacije zapisane na bilo kojem mediju, koje su nastale, zaprimljene ili prikupljene u obavljanju djelatnosti Ustanove te mogu pružiti uvid u aktivnosti i činjenice povezane s njezinom djelatnošću;
Dokumentarno gradivo u digitalnom obliku za trajno čuvanje je gradivo čiji je sadržaj zapisan u digitalnom obliku i pohranjen na strojno čitljivom nosaču zapisa pri čemu takav digitalni oblik kao i nosač zapisa osigurava učinkovitu trajnu pohranu i sukladnost tehnološkom razvoju;
Arhivsko gradivo je odabrano dokumentarno gradivo koje ima trajnu vrijednost za kulturu, povijest, znanost ili druge djelatnosti, ili za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica, zbog čega se trajno čuva;
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao;
Vrednovanje je postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja dokumentarnoga gradiva te odabire koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskoga gradiva;
Pismohrana je ustrojstvena jedinica Ustanove u kojoj se odlaže i čuva dokumentarno i arhivsko gradivo do predaje nadležnom arhivu;
Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ravnatelj Ustanove;
Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Ustanove, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.
Članak 3.
Arhivsko i dokumentarno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Ustanove predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.
II/ OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA ARHIVSKOG I DOKUMENTARNOG GRADIVA
Članak 4.
Ustanova je kao stvaratelj i imatelj javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva dužna:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje Hrvatskom državnom arhivu (dalje u tekstu: “HDA“);
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva;
- redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja;
- dostavljati na zahtjev HDA popis gradiva i javljati sve promjene s njime u svezi;
- pribavljati mišljenje HDA-a prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo;
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA-a obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva;
- izvijestiti HDA o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.
III/ PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA
Članak 5.
Dokumentarno gradivo Ustanove prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.
Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim pismohrane ako je to potrebno radi poslovanja, te ako je to utvrđeno ovim Pravilnikom.
Izvan pismohrane će se čuvati računovodstvena dokumentacija, opći akti Ustanove, personalni dosjei i druga građa koju odredi ravnatelj Ustanove.
Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u zbirnu evidenciju i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.
Članak 6.
U okviru uredovanja pismohrane vodi se:
- - arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i dokumentarnog gradiva u pismohranu ;
- - zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Ustanove. Zbirna evidencija sadrži slijedeće podatke: redni broj, oznaku, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količinu, nosač, rok čuvanja i napomenu.
Podaci o evidencijama iz prethodnog stavka ovog članka dostavljaju se HDA-u redovito jednom godišnje.
IV/ GRADIVO U PISANOM OBLIKU
Članak 7.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje u tekstu: “Gradivo“) stavljaju se u…
