________________ (dalje u tekstu: Društvo), na svojoj sjednici održanoj dana ________. godine donijela je sljedeći
PRAVILNIK
poslovne e-mail komunikacije
I UVODNE ODREDBE
Ovim Pravilnikom definira se poslovna e-mail komunikacija koja sadrži temeljna načela, preporuke i postupke u korištenju e-mail komunikacije kojima je cilj osigurati primjerenost, razumljivost te doprinos kvaliteti ukupne komunikacije.
Pravilnik upućuje na zajednički sustav vrijednosti i postupaka kojih se svi uključeni u e-mail komunikaciju trebaju pridržavati.
Odgovornost i zadaća svakog korisnika e-mail komunikacije je ostvarenje najviših standarda i kvalitete komunikacije u poslovnom okruženju kao i poticanje istog kod suradnika i kolega.
II TEMELJNA NAČELA
U e-mail komunikaciji treba napisati najjednostavniju i najkraću moguću varijantu poruke najmanjem mogućem broju ljudi, a koja će nedvosmisleno postići željeni rezultat.
Efekt poruke ovisi o razumijevanju primaoca, a ne pošiljaoca poruke.
Kvalitetno pokretanje i dogovaranje kompleksnijih sadržaja koji zahtijevaju više interakcija, rješavanje novih problema (za koje nemamo praksu i proceduru) ili rješavanje radnih i komunikacijskih konflikata daje prednost osobnoj komunikaciji i komunikaciji putem sastanaka.
III PRAVILA ZA KORISNIKE
- TKO/ŠTO pokreće e-mail komunikaciju
- Komunikaciju e-mailom može započeti bilo koja osoba traženjem ili davanjem potrebnih informacija ili rješenja unutar poslovnih procesa
- Kada e-mail komunikacija traje duže i/ili otvara opsežne i nepotrebne diskusije treba koristiti primjerenije oblike direktne komunikacije
- PRAVCI i nivoi komunikacije
Horizontalna komunikacija
- Kod horizontalne komunikacije e-mailove razmjenjuju djelatnici na istoj razini odgovornosti; oni mogu međusobno poslovno komunicirati unutar svog sektora/odjela bez ograničenja
- Ova komunikacija je bez ograničenja ukoliko je dio poznatih/dogovorenih poslovnih procedura i procesa te u okviru poslovnih ovlaštenja i odgovornosti pojedinih djelatnika
Vertikalna komunikacija
- Kod vertikalne komunikacije e-mailove razmjenjuju djelatnici različitih razina odgovornosti; oni mogu poslovno komunicirati bez ograničenja s djelatnicima neposredno niže ili više razine odgovornosti unutar svog sektora/odjela
- U komunikaciji u kojoj se preskače vertikalni nivo,…
